6 Langkah Menguruskan Masa Anda Lebih Baik: Temu Bual dengan Russell Bishop

Hari ini saya dengan senang hati menemu ramah Russell Bishop, yang kini merupakan Senior Editor-at-Large untuk Huffington Post dan pengasas Bishop & Bishop, sebuah syarikat perunding dan bimbingan. Russell adalah pengarang banyak artikel mengenai kekuatan pilihan dan kesedaran, dan mempunyai dua buku dalam pengembangan. Pakar dalam transformasi peribadi dan organisasi, Russell telah melatih pasukan kepemimpinan, usahawan, dan CEO di 34 negara di seluruh dunia. Dia telah memberi kuliah untuk program MBA eksekutif di UCLA, University of Texas dan Washington University. Russell mendapat ijazah Sarjana dalam Psikologi Pendidikan dari University of California dan kini menetap di Santa Barbara, California.

Saya gembira bahawa suami saya Eric tidak mendengar perbualan kami, kerana Eric telah mengejar saya selama berbulan-bulan untuk menyusun e-mel saya dan menghapus yang saya tidak perlukan. Pada satu ketika Russell bertanya kepada saya berapa banyak mesej yang saya ada di peti masuk e-mel saya. Saya tidak menemui nombornya. Akhirnya, saya baru mula menambah semua e-mel dari lima akaun saya, dan saya memberitahunya jumlahnya sekitar 70,000.

Dia ketawa terbahak-bahak.

"Apa?" Saya berkata, "Adakah itu banyak?"

Bagaimanapun, saya sangat memerlukan bimbingan pengurusan masa dan organisasi, dan saya selalu menikmati catatan Russell di The Huffington Post. Jadi di sini adalah untuk berkongsi beberapa petua organisasinya dengan anda!

Therese: Dalam posting anda "Adakah Multitasking Baik untuk Anda?" anda menerangkan perbezaan antara multitasking dan multi-goaling. Yang pertama membawa kepada tugas separuh, yang tidak digalakkan. Bagaimana kita mengelakkan tugasan separuh?

Russell: Saya fikir perkara pertama yang perlu kita lakukan ialah memberi tumpuan kepada tujuan dan nilai dari apa yang kita lakukan. Kebanyakan orang terganggu dengan apa yang ada di hadapan mereka. Mereka mendapat e-mel, jadi mereka membacanya. Kemudian mereka mencari sesuatu dan menemui nota yang mereka lupa untuk menindaklanjuti, dan sebagainya. Mereka melihat perkara yang betul di hadapan mereka. Dan mereka melakukannya, tanpa banyak pemikiran.

Therese: Oleh itu, anda mengatakan bahawa kita perlu menggunakan sistem pengurusan masa empat kuadran yang ditunjukkan oleh Stephen Covey dalam bukunya, "Tujuh Kebiasaan Orang yang Sangat Berjaya," tentang membezakan perkara mendesak dari yang penting?

Russell: Tepat sekali. Itu adalah formula klasik - mendesak berbanding penting - yang membantu seseorang memberi perhatian yang sewajarnya kepada sesuatu - untuk menilai nilainya - supaya perkara yang tidak mendesak tidak menjadi mendesak. Kerana keluhan utama yang saya dengar dari pelanggan saya ialah mereka selalu melawan kebakaran. Saya memberitahu mereka, "Jangan menjadi pembakar semangat syarikat."

Therese: Kedengarannya bagus, tetapi bagaimana anda melakukannya?

Russell: Dengan beroperasi lebih kurang seperti bomba. Mampukah lelaki itu mengalami masalah tayar rata atau masalah mekanikal dengan trak itu? Tidak. Kehidupan bergantung pada penampilan mereka tanpa halangan. Oleh itu, mereka mengambil langkah berjaga-jaga yang sewajarnya agar mereka bersedia. Mereka memastikan trak itu dijaga. Mereka menjalani latihan yang sesuai.

Therese: Saya bersama anda, tetapi bagaimana cara itu dapat menguruskan masa dengan lebih baik?

Russell: Saya rasa agar tidak memadamkan kebakaran dalam kehidupan peribadi dan profesional anda, anda perlu 1. Dapatkan rancangan, 2. Libatkan diri, dan 3. Selesaikan. Anda memberikan nilai untuk setiap tugas, dan anda memutuskan bagaimana melaksanakannya, sehingga apa yang dibiarkan tidak akan terbakar dan menyebabkan masalah besar.

Therese: Baiklah, jadi apabila anda mendapat e-mel atau seseorang meminta anda melakukan sesuatu, bagaimana anda melaksanakan rancangan pemadam kebakaran ini?

Russell: Saya mempunyai satu siri enam soalan yang saya tanyakan kepada diri sendiri untuk memproses maklumat.

1. Apa ini? Adakah ini maklumat? Adakah ada yang perlu saya buat?
2. Apakah tindakan yang diperlukan? Berapa lama masa ini? Sekiranya kurang dari dua minit, bolehkah saya melakukannya sekarang?
3. (Sekiranya memerlukan lebih banyak masa daripada dua minit) Nilai apa yang muncul jika saya melakukan ini? Apakah kesannya?
4. Adakah patut dilakukan? Apakah akibatnya jika saya melakukan ini, atau jika saya tidak melakukannya?
5. Adakah ini tanggungjawab saya, atau ini untuk orang lain? Siapa yang bertanggungjawab menguruskan perkara ini?
6. Adakah ia mempunyai tarikh akhir? Adakah ia perlu dilakukan pada tarikh tertentu? Dan jika itu bukan tanggungjawab saya, adakah saya perlu menindaklanjuti?

Therese: Apa yang anda katakan adalah kesalahan terbesar yang kita buat dalam mengurus masa kita?

Russell: Saya rasa kita selalu perlu memastikan bahawa apa yang kita lakukan terikat dengan tujuan yang bermakna, dan dengan cara itu kita memberikan integriti peribadi untuk setiap tugas.