Formula 3 Langkah Anda untuk Pendekatan Tanpa Tekanan untuk E-mel

"Periksa e-mel hanya sekali pada waktu pagi dan sekali pada waktu petang - tidak lebih, tidak kurang."

"Tetapkan respons 'di luar pejabat' untuk memberi tahu orang lain bahawa anda memfokus pada pekerjaan dan tidak memeriksa e-mel."

Nasihat pengurusan e-mel seperti ini biasanya ditawarkan oleh pakar pekerjaan dan kerjaya yang memberi amaran bahawa Peti Masuk adalah pembunuh produktiviti utama. Dan memang benar: Salah satu alat perniagaan moden yang paling banyak ada telah menjadi salah satu kelemahan terbesarnya. Untuk memberi tumpuan, kita perlu mengehadkan masa kita di penjara e-mel setiap hari.

Apa yang tidak dikongsi oleh pakar produktiviti ialah kekuatan e-mel yang mengganggu jauh lebih mendalam daripada sekadar mengganggu aliran kerja kita. Sebenarnya, kebiasaan digital anda berhubung dengan faktor psikologi yang berlaku di luar kesedaran anda.

Apa Kebiasaan E-mel Anda Memberitahu Anda

Apabila anda mengalami pencetus - katakan a ding memberi amaran kepada anda tentang mesej baru di Peti Masuk anda - mungkin reaksi lutut anda untuk segera bertindak balas. Anda beralih ke telefon atau komputer riba dan mula mengetuk.

Setelah menjawab, anda mengalami sedikit kepuasan. Anda rasa produktif, dan anda tidak keberatan untuk merasa seperti itu lebih kerap. Tetapi sebelum anda mengetahuinya, anda mendapati diri anda berada dalam kitaran memeriksa dan menjawab makluman e-mel sepanjang jam: semasa waktu keluarga, makan malam bersama rakan, ketika berjalan melalui persimpangan. Anda mungkin menyedari bahawa ia menjadi dorongan yang sukar dikawal.

Jenis tindak balas ini adalah bentuk "kognisi tersirat", corak tidak sedar yang mempengaruhi bagaimana kita berkelakuan - dan itulah sebabnya mengapa begitu sukar tidak untuk memeriksa Peti Masuk anda. Ia berlaku apabila, dari masa ke masa, proses pemikiran anda menjadi latar. Sekarang ia nampaknya automatik, tetapi sebenarnya terdapat komunikasi yang kompleks antara otak, badan, dan sistem saraf anda.

Dengan memeriksa dan menanggapi e-mel, apa yang bermula sebagai keputusan yang anda buat secara sedar akan berubah menjadi "menyegarkan" secara automatik di Peti Masuk anda tanpa memikirkannya. Apabila kognisi tersirat masuk, kami menyemak e-mel secara impulsif, selalunya apabila kami tahu bahawa kami harus mengusahakan sesuatu yang lebih penting.

Walaupun pada mulanya terasa senang untuk membalas e-mel lewat malam, melakukannya dengan cepat dapat mempengaruhi hubungan, masa, dan kebahagiaan anda secara keseluruhan jika anda membiarkannya menjadi kebiasaan. Keseronokan yang cepat, walaupun tidak bermanfaat dalam jangka masa panjang, mengalahkan akal sehat. Oleh kerana kita secara keliru menyatukan kepuasan untuk membalas e-mel dengan produktiviti, kita melakukannya lebih banyak sehingga kita mendapati bahawa itu tertanam dalam rutin harian kita.

Pendekatan Menarik untuk E-mel: 3 Soalan yang Perlu Ditanyakan

Anda dapat melatih semula otak anda agar lebih peka dan bersungguh-sungguh dalam cara anda menggunakan e-mel, yang saya ajarkan lebih banyak dalam REWIRE, sebuah program yang dirancang untuk membantu orang membina tabiat yang lebih sihat dan hubungan yang lebih baik dengan teknologi. Seperti corak negatif yang lain, ia bermula dengan bertanya kepada diri sendiri beberapa soalan utama untuk mengetahui sebab-sebab asas mengapa anda terpaksa sering jatuh ke lubang kelinci e-mel.

1. "Adakah ini penggunaan terbaik pada masa saya?"

Apa yang anda kerjakan tepat sebelum anda menjadi mangsa Kotak Masuk anda? E-mel adalah pengganggu yang hebat, jadi gunakan soalan ini untuk mendaftar masuk dan melihat apakah dorongan untuk memeriksa mesej anda menarik perhatian anda semasa berturut-turut produktif.

Banyak e-mel dapat dibaca dengan cepat, dibalas dengan "ya" atau "tidak," atau difailkan kemudian. Peraturan praktis: jika tindakan dapat diselesaikan dalam masa 5 minit, selesaikan sekarang. Jimat jangka masa yang tidak terganggu untuk membuat kerja berimpak tinggi yang bermakna.

2. "Mengapa saya merasa perlu memeriksa e-mel sekarang?"

Apabila anda melihat diri anda terlibat dengan e-mel anda, beralihlah ke pendekatan yang lebih peka dan sedar sebelum meneruskan. Apa lagi yang sedang berlaku semasa anda bergerak untuk menyegarkan Peti Masuk anda? Adakah anda merasa kesepian, bosan, atau takut dinilai malas jika anda tidak bertindak balas dengan cepat? Setelah anda mengetahui punca dorongan, cari cara yang lebih sihat untuk memenuhi keperluan emosi atau fizikal yang telah anda kenal.

Dalam bukunya Lebih baik dari sebelumnya, pakar kebahagiaan Gretchen Rubin, menyarankan untuk membuat menu "makanan ringan" - kesenangan atau kesenangan kecil yang berfungsi sebagai saluran produktif untuk tekanan. Rubin menunjukkan bahawa lebih kerap daripada rawatan yang sihat tidak melibatkan duduk di depan skrin, melainkan tindakan, orang, atau perkara yang menghidupkan semula anda. Beberapa contoh bermain dengan anjing anda selama 20 minit, membeli teh herba yang bagus, pergi ke kelas yoga, mencoret secara teratur dalam buku mewarnai orang dewasa, atau mengatur meja anda (kerana jika anda seorang yang kemas seperti saya, anda sebenarnya merasa santai).

3. "Matlamat apa yang ingin saya capai?"

Ada sebab mengapa ramai orang yang paling berjaya di dunia mengelakkan diri daripada memeriksa e-mel pada waktu pagi. Ini kerana sebagai Brendon Burchard, pakar pengembangan peribadi dan pengarang Tuduhan mengatakan, "Peti Masuk tidak lain adalah sistem penyusunan yang mudah untuk agenda orang lain." Sekiranya anda tidak berhati-hati, anda boleh tersesat dalam kesibukan, hanya bertindak balas terhadap permintaan orang lain tanpa meluangkan masa untuk menyelesaikan projek dan keutamaan anda yang paling penting.

Untuk menghindari perangkap ini, tetapkan niat atau alasan tertentu untuk membuka Peti Masuk anda (iaitu "Kirim dokumen atasan saya untuk ditinjau untuk perjumpaan jam 1 siang," "Cari dan cetak maklumat penerbangan"). Menentukan apa yang ingin anda capai sebelum ini anda menyelami e-mel membuat anda sentiasa fokus. Ini mengganggu kitaran kognisi tersirat yang biasanya akan menyebabkan anda terus terperangkap dalam Peti Masuk anda. Sebaliknya anda tetap mengawal tingkah laku anda, yang membebaskan anda untuk masuk dan keluar dari Peti Masuk anda, dan beralih ke item yang lebih penting.

Strategi lain yang baik untuk menjaga kebiasaan e-mel anda adalah membalik persamaan dan memikirkan apa yang anda hilang semasa anda memeriksanya. Sebagai manusia, kita lebih banyak didorong oleh kerugian daripada keuntungan, jadi mengetahui pentingnya tugas yang harus anda korbankan dengan tetap terjebak dalam e-mel dapat membantu anda beralih ke tindakan dan memprioritaskan semula untuk mengerjakan perkara yang sangat penting. Sekiranya anda seperti kebanyakan dari kami, anda menghadapi masalah untuk menyelesaikan semua item dalam senarai tugasan anda dalam sehari, tetapi dengan mempertimbangkan yang mana yang diutamakan, kerugian bersih anda lebih rendah.

Sebilangan besar daripada kita tidak menyedari sejauh mana kita mengorbankan perhatian kita ke Peti Masuk. Kami merasa tidak fokus, namun tidak menyedari bagaimana tabiat pemeriksaan e-mel automatik kami menyumbang kepada keletihan dan keletihan. Menanyakan kepada diri anda soalan-soalan ini dapat membantu mengenal pasti sama ada tabiat e-mel anda membawa anda ke kejayaan atau menahan produktiviti anda. Berbekalkan maklumat ini, anda mempunyai kekuatan untuk mengabaikan ding dan ping dan mengawal semula Peti Masuk anda.

PS: Sekiranya anda bersedia untuk mengawal masa anda, mengubah tabiat digital anda, dan menjalani kehidupan yang lebih seimbang, kursus REWIRE saya adalah untuk anda. Daftar di sini untuk mengetahui lebih lanjut!