9 Petua untuk Membantu Anda Menjadi Lebih Produktif Sekarang

Tidak ada waktu yang cukup dalam sehari. Saya harap saya mempunyai lebih banyak masa! 

Adakah anda merasa mengatakan beberapa versi di atas kira-kira seribu kali pada waktu siang (memberi atau mengambil)?

Walaupun lebih banyak waktu dalam sehari mungkin menyenangkan, tidak semestinya kekurangan waktu yang menghalang kita menyelesaikan tugas dan mencapai tujuan kita.

Kadang-kadang, yang menghalangi kita adalah pemikiran kita. Sebagai contoh, adakah anda fikir anda mesti melakukan semuanya sendiri? Adakah anda merasa perlu mengatakan ya pada setiap e-mel, mesyuarat, dan peluang? Adakah anda menunggu masa yang tepat untuk memulakan projek yang bermakna?

Kadang-kadang, yang menghalangi kita adalah halangan praktikal, seperti tidak mengetahui berapa lama tugas yang sebenarnya diperlukan atau tidak berfungsi pada waktu produktif puncak kita (yang berbeza bagi setiap orang).

Syukurlah, ini bukan halangan yang tidak dapat diatasi. Mereka boleh disesuaikan, disemak, dan diatasi, dan anda boleh melakukannya sekarang. Berikut adalah sembilan strategi pakar untuk dicuba.  

Gunakan poket kecil masa. "Cara terbaik untuk menjadi lebih produktif adalah berhenti menunggu masa yang tepat," kata Debra Eckerling, pengarangPanduan Matlamat Anda: Peta Jalan untuk Menetapkan, Merancang dan Mencapai Matlamat Anda. Eckerling bekerjasama dengan individu dan perniagaan untuk menetapkan matlamat dan menguruskan projek.

Bekerja secara bertahap — sekarang — dapat membantu anda membuat kemajuan yang signifikan dan menyelesaikan tugas. Sebagai contoh, jika tujuan anda adalah menerbitkan catatan blog seminggu sekali, kata Eckerling, anda mungkin menulis draf pada hari Isnin; menyemaknya pada hari Selasa; tinjau dan tambahkan gambar dan pautan pada hari Rabu; dan menerbitkan dan mempromosikannya pada hari Khamis.

Jejaki masa anda. Adakah anda tahu berapa lama masa yang anda perlukan untuk membalas e-mel? Atau selesai menulis laporan itu? Atau lengkapkan draf pertama artikel anda? Menurut penulis produktiviti Marija Kojic, "jika anda tahu bagaimana keadaan anda pada masa ini meluangkan masa, anda akan mengetahui dengan tepat bagaimana anda dapat membuat penambahbaikan dengan masa anda menjadi lebih produktif pada masa hadapan.”

Kojic berkongsi contoh ini: Setelah menjejaki masa anda, anda mendapati bahawa setiap hari anda menghabiskan 3 jam untuk menghapus e-mel dan membalas setiap e-mel yang anda terima. Ini bermaksud sekurang-kurangnya 2 jam yang mungkin anda peruntukkan untuk keutamaan anda.

Perwakilan dan automatik. Matt Bodnar, pakar strategi dan pencipta dan tuan rumah The Science of Success Podcast, menekankan pentingnya menyelamatkan kreativiti dan kuasa membuat keputusan untuk tugas penting dan berimpak tinggi (yang akan berbeza bagi setiap orang). Pertama, dia mencadangkan untuk membuat persediaan mengenai kehidupan anda sendiri (inilah cara dia melakukannya) dan mengenal pasti tugas dan aktiviti yang membuang masa dan tenaga anda. Kemudian pertimbangkan bagaimana anda boleh mendelegasikan atau mengotomatisasi mereka.

Sebagai contoh, Bodnar mempunyai pembantu maya yang menjadualkan sebahagian besar perjumpaannya, menyelesaikan laporan perbelanjaannya, dan memesan perjalanannya. Perkara-perkara yang kelihatan kecil ini bertambah. Seperti yang dia catat, "Bahkan membebaskan 5 jam seminggu (satu jam sehari) masa admin yang terbuang boleh menjadi besar. Itu 20 jam sebulan. Itu setara dengan minggu kerja 40 jam setiap 2 bulan yang ditambahkan ke dalam kalendar anda. "

Untuk podcastnya, Bodnar hanya memfokuskan rakaman wawancara — dia mengotomatisasi semua yang lain, termasuk jangkauan tetamu, pengeluaran audio, posting episod, dan reka bentuk grafik.

Lindungi keutamaan anda. Kenal pasti perkara yang paling penting bagi anda. Apa yang menjadi matlamat besar anda, kerja mendalam anda? Setelah anda tahu, sangat penting untuk menghormati keutamaan tersebut dan menolak apa-apa yang tidak sesuai dengan mereka, kata Bodnar.

Sudah tentu, anda mungkin merasa tidak enak kerana mengatakan tidak. Namun, "jika anda benar-benar ingin mencapai keutamaan besar dalam hidup anda, anda kadang kala harus membiarkan orang marah atau merasa seperti anda mengabaikannya, anda harus menolak peluang, dan anda harus menolak pertemuan yang tidak penting. " Kerana apa yang lebih penting bagi anda - masuk ke peti masuk sifar atau mengerjakan projek yang bermakna?

Sambungkan ke "mengapa" anda pada tahap yang lebih mendalam. Mengapa anda berusaha mencapai matlamat yang anda capai? Apa yang akan anda peroleh apabila anda mencapai matlamat itu? Penceramah dan jurulatih Jessi Beyer mencadangkan untuk menjawab soalan-soalan ini dan kemudian mengambilnya lebih jauh untuk mewujudkan hubungan emosi.

Sebagai contoh, pada tingkat permukaan, mengapa anda perlu menyelesaikan projek tertentu agar layak mendapat promosi atau kenaikan pangkat adalah mendapatkan promosi atau kenaikan gaji tersebut. Tetapi setelah diperhatikan lebih jauh, hubungan emosi lebih stabil untuk keluarga anda, lebih banyak wang untuk dana kolej anak perempuan anda, dan waktu yang lebih baik sehingga anda benar-benar dapat memanfaatkan permainan dan persembahan sukan anak-anak anda.

"Mengikat 'mengapa' anda dengan sesuatu yang sangat anda sayangi akan menjadikannya lebih kuat sebagai motivator," kata Beyer.

Dia juga menekankan pentingnya fokus pada "kepuasan dalaman" berbanding "pengiktirafan luaran." "Anda tidak dapat mengawal bagaimana orang berfikir atau bertindak, dan motivasi anda akan gagal apabila semua yang anda miliki adalah impian untuk menjadikan orang lain seperti anda."

Sebaik sahaja anda mengetahui lebih mendalam mengapa, tuliskan dan simpan di tempat yang kelihatan.

Buat temu janji dengan diri sendiri. Adalah lebih mudah untuk membuat janji temu dengan orang lain daripada menghormati komitmen kita sendiri. Tetapi jangan biarkan itu menghalang anda daripada melakukannya. Eckerling mengesyorkan melihat jadual anda dan menyekat masa atau membuat "janji temu" untuk kerja yang fokus. Janji tetap lebih baik, katanya.

Apabila anda selesai dengan sesi fokus anda, tulis apa yang anda capai, katanya. "Dengan cara itu, pada akhir setiap minggu atau bulan, anda dapat melihat ke belakang dan melihat kemajuan anda. Apabila anda melihat sejauh mana pencapaian anda, ini akan memberi inspirasi kepada anda untuk menjadi lebih produktif. "

Ikuti peraturan 2 minit. "Jika memerlukan waktu kurang dari 2 minit, lakukan sekarang," kata Alexis Haselberger, jurulatih pengurusan masa dan produktivitas yang bekerja dengan individu dan pasukan untuk membantu mereka meningkatkan produktivitas dan mengurangkan tekanan. Dia berkongsi contoh berikut: RSVP kepada jemputan sebaik sahaja anda menerimanya; imbas atau cincang sekeping kertas yang terdapat di meja anda.

Varian lain dari aturan 2 minit adalah berkomitmen untuk mengerjakan tugas sukar yang telah anda hindari selama 2 minit, kata Kojic. Ini berasal dari Hukum Pertama Newton: "Objek dalam keadaan istirahat tetap diam dan objek yang bergerak tetap bergerak." Ideanya ialah jika anda mula mengerjakan sesuatu tugas, anda mungkin akan terus mengerjakannya (sudah lewat 2 minit), kerana anda sudah dalam gerakan, Kata Kojic.

Buat peringatan visual mengenai matlamat anda. Ini berfungsi sebagai peringatan tentang apa yang sedang Anda kerjakan, menurut Eckerling. Dia menyatakan bahawa peringatan anda mungkin merupakan slogan: "sesuatu yang pendek, cepat, dan mudah dilupakan, berdasarkan misi peribadi atau projek anda," seperti "bagikan kisah saya" atau "ikuti." Atau mungkin lirik yang memberdayakan. Eckerling menyukai "Saya tidak menetap" dari lagu "Settlin" oleh Sugarland.

Peringatan anda juga boleh menjadi gambar sesuatu yang ingin anda buat. Apa sahaja yang anda pilih, letakkan di pejabat anda atau di latar belakang komputer anda, atau di mana sahaja anda melihat setiap hari.

"[Apa] apa yang Anda kerjakan adalah mungkin baik memberi inspirasi dan motivasi."

Kenali masa puncak anda. Sekiranya boleh, atasi projek paling sukar anda pada waktu puncak anda, menurut Eileen Roth, pakar produktiviti dan pengarang buku Menyusun untuk Dummies. Untuk mengetahui waktu puncak anda, dia menyarankan untuk memperhatikan saat Anda merasa yang terbaik selama 3 hingga 4 hari:

• Apabila anda bangun, adakah anda merasa "terharu"? Adakah anda berjaya lebih banyak pada waktu pagi tetapi merasa seperti anda menyeret pada waktu petang? Sekiranya demikian, anda adalah orang pagi.
• Sekiranya anda memperoleh lebih banyak kejayaan selepas makan tengah hari, maka anda adalah orang tengah hari.
• Sekiranya anda paling produktif pada waktu malam dan anda bekerja 9 hingga 5, pilih masa kedua terbaik anda.

Pilihan lain, kata Roth, adalah mengadakan "Jam Tenang", dan meletakkan papan tanda di pintu pejabat atau dinding bilik anda untuk memberitahu rakan sekerja untuk kembali dalam satu jam. "Anda dapat menjimatkan 5 jam seminggu dengan cara ini, dan mungkin dapat dilakukan lebih banyak daripada yang anda lakukan sepanjang minggu ..."

Roth juga mencadangkan memindahkan mesyuarat ke waktu bukan waktu sibuk anda, jika boleh. Dan jika anda harus bekerja pada waktu yang tidak sibuk, mulakan dengan bahagian projek yang lebih mudah, lebih rutin, atau kurang kreatif, seperti penyelidikan atau kemasukan data, katanya. Ini membantu anda memperoleh momentum dan terus berjalan.

Walaupun kita tidak mempunyai lebih banyak waktu dalam sehari, kita boleh mendapatkan strategi dan fokus pada keutamaan kita. Dan anda boleh bermula sekarang.

Artikel ini memaparkan pautan afiliasi ke Amazon.com, di mana komisen kecil dibayar kepada Psych Central jika buku dibeli. Terima kasih atas sokongan anda dari Psych Central!