Cara Menulis Senarai Perkara Yang Harus Dilakukan

Saya ingat mencuba jadual jam-demi-jam pertama saya untuk membantu saya menyelesaikan sesuatu ketika saya berusia 10. Bukankah itu perkara saya. Saya telah berhenti dari jadual setiap jam, tetapi saya masih bergantung pada senarai tugas harian.

Saya menjalani gerakan yang sama setiap malam di universiti. Saya menulis, dengan tangan, senarai tugasan saya untuk keesokan harinya, berdasarkan peringkat keutamaan. Di samping setiap tugas saya menuliskan jumlah jam yang perlu dilakukan setiap tugas.

Ini adalah dan masih menjadi kebiasaan dan mencari sistem yang berfungsi telah menjadi perjuangan saya. Saya telah menguji pelbagai kaedah, membeli sebilangan buku mengenai perkara ini, dan bereksperimen: penulisan berkod warna, peringatan catatan Post-it di bilik mandi, aplikasi, Pewaktu - anda namakan, saya telah mencuba ia. Oleh itu, saya menjalani pengembaraan untuk mencari kaedah yang paling berkesan bukan sahaja untuk menulis senarai tugasan harian saya tetapi untuk menyelesaikan lebih banyak perkara.

Sejarah Ringkas Senarai Yang Harus Dilakukan

Charles Schwab adalah seorang hartawan keluli dan seorang yang taksub dengan output dan kecekapan ekonomi. Dia adalah salah satu orang Amerika pertama yang memperkenalkan proses aliran kerja yang menjimatkan masa, yang disebut Taylorism, di kilangnya. Pada awal tahun 1900-an, Schwab mengirimkan memo yang menyatakan bahawa dia akan memberi penghargaan kepada individu yang dapat meningkatkan produktiviti di kalangan pekerjanya.
Ivy Lee, bapa hubungan masyarakat, bertemu dengan Schwab dan mencadangkan perkara berikut:

Setiap pekerja harus menuliskan enam tugas setiap hari, meletakkannya dari keutamaan tertinggi hingga terendah, dan segera memulakan tugas pertama. Mereka harus terus membuat senarai mereka, dengan tugas yang belum selesai hanya beralih ke senarai hari berikutnya. Setelah 90 hari membuat senarai dan memantau, Schwab menyedari produktiviti meningkat secara mendadak.

Senarai yang harus dilakukan mesti menjadi keperluan harian dalam kehidupan moden, tetapi bukan alat yang menjadikan anda lebih produktif.

Pada satu ketika, anda mungkin telah membuat senarai tugas dengan 10 atau lebih tugas untuk diselesaikan dalam jangka masa yang singkat. Ketika anda mula bekerja, banyak tugas membuat anda berada dalam keadaan lumpuh, dengan rasa kewajiban yang berat dan perasaan mengganggu di fikiran anda. Ahli psikologi menyebut bahawa mengganggu perasaan merasakan kesan Zeigarnik, fenomena lama dalam bidang psikologi. Fikiran kita akan tetap terpaku pada tugas yang belum selesai, menyebabkan kesihatan mental dan fizikal kita menderita.Setelah selesai, kita dibebaskan dari beban tugas ini.

Kesibukan psikologi menyelesaikan semua tugas kita adalah keadaan yang disukai oleh minda kita. Jadi mengapa kita membuat senarai raksasa itu di tempat pertama?

Tim Pychyl adalah pakar dalam bidang penangguhan penangguhan. Dia berpendapat bahawa anda merasakan kepuasan segera hanya dengan menuliskan semua tugas yang ingin anda selesaikan, tanpa menyelesaikan salah satu daripadanya. Otak anda akan meniru kejayaan yang anda ingin rasakan.

Menulis banyak tugas yang tidak spesifik dalam senarai perkara yang harus dilakukan bertindak sebagai proksi sempurna untuk khayalan seperti itu. Ini membolehkan anda berkhayal tentang berjaya menyelesaikan tugas sukar dan memberi anda kebenaran untuk terlibat secara mental dalam pemikiran ini. Ini adalah kepuasan segera, tetapi anda tidak berjaya mencapai apa-apa.

Memulakan hari anda dengan senarai perkara yang tidak diprioritaskan juga boleh menjejaskan kemampuan anda untuk membuat keputusan yang produktif seiring berjalannya hari. Kekurangan ego merujuk kepada jumlah "poin" pembuatan keputusan yang kita ada. Ketika kita menggunakan poin kita, kemampuan kita untuk membuat keputusan yang cerdas menjadi terganggu.

Lebih dari 100 eksperimen mengesahkan bahawa dengan melakukan kawalan kendiri lebih banyak pada awal hari, motivasi dan perhatian anda akan berkurang seiring dengan berjalannya hari. Inilah sebabnya mengapa orang cenderung menipu diet mereka setelah hari-hari tertekan dan melelahkan. Sekiranya anda menghabiskan setiap pagi untuk memutuskan apa yang harus dimakan untuk sarapan atau memilih apa yang harus anda pakai, anda membuang sumber kawalan diri yang terhad untuk tugas-tugas yang tidak penting. Ini adalah salah satu sebab mengapa CEO Apple legenda Steve Jobs terkenal memakai pakaian yang sama setiap hari.

Menulis Senarai ‘Yang Perlu Dilakukan’ yang Berkesan

Menulis tugas satu perkataan yang tidak jelas dalam senarai tugasan anda menghalang anda menyelesaikan tugas dengan lebih pantas. Anda mesti memikirkan perkara yang harus anda lakukan secara konkrit. Walaupun menuliskan tugas menggunakan istilah yang tidak spesifik dapat membantu menjimatkan masa buat masa ini, ini menyusahkan kemajuan anda dan tidak menjimatkan masa anda dalam jangka masa panjang.

Ini adalah cara anda menulis senarai perkara yang harus dilakukan:

1. Untuk mendapatkan keselesaan menyelesaikan tugas yang anda perlukan hanyalah senarai yang lebih pendek. Tuliskan tidak lebih daripada tiga tugas dalam senarai tugasan harian anda. Anda mungkin mempunyai senarai kedua yang sedang berlangsung yang memantau tugas-tugas yang sedang berjalan. Utamakan mereka mengikut kepentingan. Tanyakan pada diri sendiri: "tugas mana yang akan membuat saya merasa paling diselesaikan?" Itu adalah tugas No. 1. Setelah anda menyenaraikan tiga tugas, letakkan segala tugas limpahan pada sehelai kertas berasingan yang dapat anda letakkan dengan mudah. Jauhkan dari pandangan.
2. Gunakan nota Post-it kecil atau kad indeks berjajar. Sekeping kertas kecil secara fizikal akan menghalang anda daripada menulis senarai perkara yang mesti dilakukan.
3. David Allen, guru senarai yang harus dilakukan, mencadangkan menuliskan tugas anda sebagai tindakan. Ini akan mengelakkan anda menggunakan istilah yang tidak spesifik semasa membuat senarai. Sebagai contoh, bukannya "cari penggerak" cuba "panggil ibu dan minta dia mencadangkan penggerak." "Atau" mulakan dan selesaikan penyelidikan untuk Tim "cuba" Lakukan carian artikel jurnal menggunakan istilah: XYZ. " Salah satu cara untuk mengawasi hal ini adalah setiap kali Anda menulis tugas baru, tanyakan pada diri sendiri: "Apa langkah No. 1 untuk menyelesaikan tugas ini?" Langkah No. 1 menjadi perkara baru yang harus anda lakukan.
4. Lihat satu tugas pada satu masa. Sekiranya tiga tugas sehari terlalu banyak, anda dapat meningkatkan produktiviti anda dengan melihat senarai anda satu tugas pada satu masa. Cuba Sekarang Lakukan Ini. Atau jika anda sudah tua, tulis satu tugas setiap catatan Post-it dan kemudian susunnya sehingga tugas-tugas sebelumnya disembunyikan.

Ivy Lee tidak betul; enam tugas terlalu banyak untuk satu hari. Tetapi jelas dia mempunyai kepalanya di tempat yang tepat - dia terus menggosok bahu dan berunding dengan Rockefeller. Charles Schwab kemudiannya membina Bethlehem Steel menjadi syarikat pengeluaran keluli bebas kedua terbesar.