5 Cara Menghentikan Tekanan Peti Masuk dan Mengawal Masa Anda

Bilakah kali terakhir peti masuk anda kosong?

Kadang-kadang saya merasa seolah-olah menghabiskan sepanjang hari hanya untuk menjawab e-mel, tanpa perlu mencari masa untuk mendapatkan projek dan tugas yang lebih penting.

Ketika datang ke e-mel, ada tekanan dan mendesak untuk melaksanakan tugas. Sangat mudah untuk merasa seolah-olah kita harus sentiasa memeriksa e-mel dan bertindak balas dengan cepat - atau kita berisiko berpotensi dilihat sebagai malas, tidak tersusun dan tidak produktif.

Apabila peti masuk anda tersumbat dengan beratus-ratus e-mel, sangat memerhatikan. Kita mudah merasa panik dan tidak terkawal. Tetapi pada hakikatnya, ini bukan mengenai berapa banyak mesej di peti masuk anda - tetapi berapa banyak tenaga otak dan mental anda dalam peti masuk itu. Itulah yang mensabotaj produktiviti anda.

Memaksimumkan potensi anda memerlukan menyaring gangguan dan mengawal persekitaran anda dengan cara yang memberi tumpuan dan kreativiti anda. Anda mengawal peti masuk anda - jangan biarkan ia mengawal anda.

Mengambil pendekatan yang proaktif dan bukannya reaktif dapat membantu anda melarikan diri dari penjara e-mel. Berikut adalah beberapa petua untuk mewujudkan hubungan yang lebih sihat dengan e-mel:

• Ikuti diet inbox.
  Memeriksa e-mel setiap lima, 10, atau 15 minit boleh menjejaskan keupayaan anda untuk berkonsentrasi. Cuba sesuaikan strategi memeriksa e-mel dua kali sehari: sekali pagi dan sekali menjelang akhir hari. Menetapkan polisi akan membolehkan anda fokus untuk jangka masa yang lebih lama. Sekiranya ia membantu, cari rakan akauntabiliti untuk membantu menguji amalan ini.
• Tutup pelanggan e-mel anda.
  Tutup aplikasi e-mel atau penyemak imbas anda sehingga waktu daftar masuk e-mel anda yang dijadualkan. Yakinlah, dunia tidak akan berakhir jika anda tidak segera bertindak balas. Untuk membantu mengurangkan ketagihan anda, cubalah mematikan sambungan Internet anda, yang menggunakan teknik psikologi yang disebut "alat komitmen." Sekiranya anda pengguna Gmail, lihat Jeda Inbox, peluasan Gmail yang menangguhkan e-mel anda sehingga anda siap menerimanya lagi.
• Lumpuhkan amaran & pemberitahuan.
  Matikan kesan dan peringatan bunyi e-mel. Pada komputer dan telefon pintar anda, matikan loceng, deringan, dan amaran getaran anda. Ini boleh menjadi gangguan yang tidak perlu untuk menghilangkan fokus anda dari tugas yang sedang dilakukan.
• "Berhenti melanggan" dengan kerap & bebas.
  Dalam e-mel dan produktiviti kerja, lebih sedikit lebih banyak. Masih ingat masa anda mendaftar ke senarai mel gedung membeli-belah untuk mendapat potongan 20 peratus tambahan? Hilangkan buletin dan surat lain yang anda terima secara berkala. Kosongkan ruang di peti masuk anda dengan berhenti berlangganan apa sahaja yang tidak anda baca atau tidak bermaksud untuk membaca (mis., Amaran tawaran harian). Ia mudah dilakukan dan tidak memerlukan masa yang lama, tetapi sangat berbaloi Untuk membuat rapi lebih mudah, cuba Unroll.me. Ini bukan sahaja membantu anda berhenti berlangganan dari senarai yang tidak diingini, tetapi juga melengkapkan semua langganan anda ke dalam ringkasan.
• Buat keputusan pantas.
  Setiap e-mel memerlukan tindakan. Peraturan praktik yang baik: jika tindakan dapat diselesaikan dalam lima minit, lakukan di sana-sini. Contohnya, jika anda perlu memutuskan untuk menghadiri suatu acara, buatlah penilaian cepat dan balas dengan ya atau tidak. Untuk permintaan lain, pertimbangkan berapa banyak masa yang diperlukan oleh tugas itu. Sekiranya ia dapat dilakukan dalam masa lima minit, hentikan. Bersikap tegas dan patuhi garis panduan yang anda tetapkan untuk diri anda sendiri. Sekiranya itu adalah tugas yang perlu anda kembalikan, buat keputusan untuk: memfailkan e-mel dalam folder yang sesuai; mencetaknya; atau tambahkannya ke senarai perkara yang harus dilakukan. Pastikan anda menjadualkan waktu ketika anda akan kembali ke tugas dan memprosesnya.

  Kadang-kadang bahagian yang paling sukar untuk mengosongkan peti masuk anda adalah menerima bahawa anda harus mengatakan tidak pada permintaan dan peluang. Masa anda terhad dan sangat berharga. Jangan habiskan sehingga tinggal di dalam peti masuk anda.

Mengambil beberapa langkah kecil setiap hari untuk mengangkat e-mel dari tempat duduk pemandu akan membawa anda lebih dekat untuk bekerja dengan penuh perhatian dan mengikut kehendak anda sendiri.

PS: Sekiranya anda sudah bersedia untuk mengawal masa anda, mengubah tabiat digital anda, dan menjalani kehidupan yang lebih seimbang, kursus detox digital saya REWIRE adalah untuk anda. Pintu untuk REWIRE dibuka lagi pada musim gugur dengan semua bonus baru, panggilan langsung, dan Soal Jawab.

Daftar di sini untuk mengetahui terlebih dahulu bila kursus dibuka semula!