E-mel kerja boleh menjadi kontraproduktif untuk pengurus
Satu kajian baru menunjukkan bahawa e-mel mungkin hanya merepotkan dan tidak memberi manfaat kepada pengurus, melainkan jika e-mel itu "dikendalikan dengan baik."
Sebenarnya, penyelidik dari Michigan State University mengesyorkan agar pengurus dapat meningkatkan prestasi mereka dengan kerap memeriksa e-mel mereka.
Penyiasat menjelaskan bahawa mengikuti trafik e-mel memberikan tuntutan tinggi kepada pengurus, yang menghalangi mereka untuk mencapai tujuan mereka dan menjadi pemimpin yang baik.
Penyelidikan yang diketuai oleh profesor pengurusan Russell Johnson dan diterbitkan di Jurnal Psikologi Gunaan, adalah salah satu yang pertama untuk mengkaji bagaimana gangguan dari pengurus impak e-mel, produktiviti dan peranan mereka sebagai pemimpin.
Para penyelidik mendapati bahawa pekerja menghabiskan lebih dari 90 minit setiap hari - atau 7-1 / 2 jam setiap minggu - pulih dari gangguan e-mel. Pengurus, Johnson mengatakan, tidak berbeza, dan gangguan mereka mempunyai implikasi yang lebih jauh.
"Seperti kebanyakan alat, e-mel berguna tetapi boleh menjadi mengganggu dan bahkan merosakkan jika digunakan secara berlebihan atau tidak tepat," kata Johnson.
"Apabila pengurus adalah orang yang berusaha pulih dari gangguan e-mel, mereka gagal memenuhi tujuan mereka, mereka mengabaikan tanggungjawab pengurus dan pekerja bawahan mereka tidak mempunyai tingkah laku kepemimpinan yang mereka perlukan untuk berkembang maju."
Penyelidik menjelaskan bahawa pengurus mempunyai tuntutan yang berbeza daripada pekerja lain dan ketika mereka merasa terharu dan tidak produktif kerana tuntutan e-mel, mereka bertindak balas dengan membatasi tingkah laku pemimpin dan berpusing pada tugas taktikal.
Tindakan ini, kata Johnson, bersifat strategik dan disengajakan sehingga mereka merasa lebih produktif. "Menariknya, kami mendapati bahawa pengurus mengurangkan 'tingkah laku pemimpin' lebih daripada memulakan 'tingkah laku struktur,'" kata Johnson.
"Tingkah laku yang terdahulu berkaitan dengan memotivasi dan memberi inspirasi kepada pekerja bawahan, bercakap dengan optimis mengenai masa depan atau menjelaskan mengapa tugas kerja penting; yang terakhir lebih konkrit dan berfokus pada tugas, seperti menetapkan tujuan kerja, memberikan tugas atau memberikan maklum balas. "
Oleh itu, bukan sahaja pengurus tidak mengurus - tetapi mereka juga memfokuskan pada tugas yang lebih kecil agar merasa produktif.
Untuk menguji bagaimana tuntutan e-mel menghalang pengurus, Johnson dan rakan sekerja mengumpulkan tinjauan dari kumpulan dua kali sehari selama dua minggu.
Pengurus melaporkan kekerapan dan permintaan e-mel mereka, kemajuan mereka yang dirasakan mengenai tugas utama, seberapa sering mereka terlibat dalam tingkah laku pemimpin transformasi yang berkesan dan memulakan tingkah laku pemimpin struktur.
"Kami mendapati bahawa pada hari-hari ketika pengurus melaporkan permintaan e-mel yang tinggi, mereka melaporkan kemajuan pekerjaan yang dirasakan lebih rendah sebagai hasilnya, dan seterusnya terlibat dalam tingkah laku pemimpin yang kurang berkesan," kata Johnson.
Selain gagal menyelesaikan tanggungjawab mereka sendiri, gangguan e-mel menyebabkan pekerja bawahan mengalami kekurangan tingkah laku pemimpin, atau yang mendorong dan memberi inspirasi.
"Apabila pengurus mengurangkan tingkah laku pemimpin dan struktur tingkah laku mereka, telah ditunjukkan bahawa prestasi tugas pekerja, kepuasan kerja, komitmen organisasi, motivasi dan penglibatan intrinsik semuanya menurun, dan tekanan dan emosi negatif pekerja meningkat," kata Johnson.
Yang penting, kata Johnson, tingkah laku pemimpin mempunyai korelasi yang kuat dengan prestasi pekerja yang, sayangnya, adalah tingkah laku yang dipakai sebagai pembakar belakang kerana gangguan e-mel.
"Moral dari cerita ini adalah bahawa pengurus perlu mengetepikan masa-masa tertentu untuk memeriksa e-mel. Ini membuat pengurus terkawal - dan bukannya bertindak balas setiap kali mesej baru muncul di peti masuk, yang bergelut mengawalnya dari pengurus, "kata Johnson.
Sumber: Universiti Negeri Michigan
